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Externe und KIT-interne Umfragen

SEK-QM dient als Anlaufstelle für alle internen und externen Umfragewünsche.

Fast täglich erreichen uns Anfragen aus Markt- und Unternehmensforschung und Industrie, von öffentlichen Stellen, anderen Hochschulen und internen Einrichtungen. Gewünscht wird gewöhnlich der Zugang zu E-Mail-Verteilern oder zu Veranstaltungen oder Gruppen, die mittels Papierfragebögen befragt werden sollen. Durch die Koordination der Umfragen bei SEK-QM wird sichergestellt, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Studierende nicht von einer Welle von Umfragen überrollt werden.

Die Abteilung Qualitätsmanagement im Präsidialstab ist für die Koordination von allen externen und internen Umfragen am KIT zuständig und hat hierzu ein eigenes Befragungsmanagementsystem (BMS) entwickelt. Ziele des BMS sind

 

  • die Vermeidung von zeitlichen und inhaltlichen Überschneidungen von Umfragen,
  • die Abwägung der unterschiedlichen Interessen bei der Datenerhebung sowie
  • die Sicherstellung der Beachtung der datenschutz- und personalrechtlichen Vorgaben.

 

 

Sie wollen eine Umfrage am KIT durchführen?

 

Zur Prüfung benötigen wir:

  • den genauen Zweck der Umfrage
  • eine Beschreibung der Stichprobe (wer soll befragt werden?)
  • den vollständigen Fragebogen und das Anschreiben als PDF-Datei (kein Link zu einem Fragebogen)
  • Hinweise zur technischen Umsetzung (wird z.B. ein externer Anbieter von Onlineumfrage-Tools verwendet und falls ja, welcher).

 

Bitte senden Sie diese Unterlagen zur Prüfung an barbara.emmerich∂kit.edu

 

Die einzelnen Prüfkriterien für jede einzelne Befragung sind:

  • Ist die Umfrage für das KIT betriebskritisch (z.B. Voraussetzung für eine Akkreditierung)?
  • Werden die datenschutzrechtlichen Vorgaben des Bundes und des Landes Baden-Württemberg beachtet?
  • Muss das Personalvertretungsgesetz beachtet und der KIT-Personalrat in die Entscheidung einbezogen werden?
  • Hat die Befragung Relevanz für die interne Qualitätssicherung?
  • Bei externen Anfragen: Ist ein öffentliches Interesse vorhanden und gibt es ein KIT-eigenes Interesse an den Ergebnissen?
  • Befragungszeitraum: der zeitliche Abstand zur letzten Befragung soll mindestens 4 bis 6 Wochen betragen

 

Externe Umfragewünsche

Auch sämtliche externen Anfragen durchlaufen das interne Prüfverfahren. Eine Teilnahme des KIT wird abgelehnt, wenn entscheidende Kriterien nicht erfüllt sind.

 

Erfahrungen:

Immer wieder zeitliche Kollision zwischen den eigenen betriebskritischen Befragungen und externen Anfragen, die oft mit einem zu eingeschränkten Zeitplan an uns herangetragenen werden

  • Oft werden Stichproben mit speziellen Eigenschaften erwartet (z.B. die Weiterleitung von Befragungslinks an alle Studierende eines Studiengangs in einem bestimmten Semester); Folge: das weitere Ziehen von Zufallsstichproben aus dem Gesamtverteiler ist für andere Befragungen wegen der 4-6wöchigen Sperrfrist nach solchen Umfragen unmöglich.
  • Meist wird die kurzfristige Nutzung von KIT-eigenen E-Mail-Verteilern vorausgesetzt; Folge: immer wieder Konflikte mit internen betriebskritischen und anderen bereits geprüften internen und externen Befragungen.
  • I.d.R. keine landesdatenschutzrechtliche Prüfung des externen Forschungsdesigns durch die externen Einrichtungen. Die Prüfung der datenschutzrechtlichen Unbedenklichkeit von externen Forschungsdesigns gehört jedoch nicht zu den Aufgaben des KIT. Das KIT prüft nur die datenschutz- und personalrechtliche Legalität der Nutzung unserer Adressverteiler. Im Abstimmungsprozess „entdeckte“ Datenschutzkonflikte führen (auch nach positivem Durchlauf des BMS) zu einer Absage, wenn nicht nachgebessert wird.

 

 

Konsequenzen des BMS

  • Nur wenige Umfragen am KIT sind Vollerhebungen: Für die Befragungen werden auch bei den meisten internen Befragungen Zufallsstichproben aus den Adressverteilern gezogen, die eine Validität der Ergebnisse nach den gängigen statistischen Gütekriterien bei einem niedrig geschätzten Rücklauf von 10% gewährleisten.
  • Warteliste für Befragungen am KIT: 3 bis 4 Monate von der ersten Anfrage bis zur Durchführung einer Befragung: Dies liegt auch daran, dass die große Mehrheit der Anfragen sich auf eine Umfrage in der Vorlesungszeit richtet und dadurch das Semester für Umfragen nicht voll ausgeschöpft wird.

 

 

Kurz und gut (Link nur im Intranet sichtbar):

  • wir prüfen die Rechtmäßigkeit der gewünschten Umfrage
  • wir klären datenschutzrechtliche Aspekte mit dem KIT-Datenschutzteam
  • wir unterstützen bei der Gestaltung der Umfrage und
  • wir geben Hilfestellung, wenn die Umfrage sich als nicht durchführbar erweist.

 

Senden Sie bitte jede Anfrage an SEK-QM als zuständige Abteilung. Wir leiten diese zeitnah an die ggf. betroffenen Abteilungen oder Personen weiter. Auch Anfragen, die das KIT-Präsidium erreichen, werden an SEK-QM zur Prüfung weitergeleitet. Das KIT-Präsidium entscheidet nicht über eine Teilnahme.

 

Ihr Ansprechpartner:

Dr. Michael Craanen, Telefon 0721 608 21140 oder 41140, michael.craanen∂kit.edu